「ツールを増やす前」で止まっている企業が多い
私たちが地場の中小企業の経営者・総務担当の方とお話しすると、次のような声をよくお聞きします。
- 紙とExcelが混在していて、転記ミスや二重入力が減らない
- 新しいシステムを入れたいが、予算もITに詳しい担当者もいない
- 「結局、現場で使われずに終わるのでは」という不安がある
こうした不安があると、業務効率化の検討そのものが止まってしまいがちです。しかし、効率化のために必ずしも新しいシステムを契約する必要はありません。多くの企業が、すでに十分な機能を持つ環境を契約したまま使いこなせていないだけです。新しいツールを探す前に、今の環境で何ができるかを棚卸しするところから始めるのが、遠回りに見えて一番早い進め方だと私たちは考えています。
新しいツールより「使っている環境」から始める理由
私たちが支援した基板実装メーカー（製造業）の例では、物品の購入依頼が紙の依頼表ベースで、依頼者と発注担当のあいだで確認・転記が往復し、全社約30名が関わる発注業務に月50時間かかっていました。ここで新しいシステムを導入する代わりに、使い慣れたGoogle Workspace環境のみで、依頼から発注までが完結する仕組みをGoogleスプレッドシートで構築したところ、発注業務は月50時間から10時間に減り（80%削減）、依頼〜発注の確認の往復もゼロになりました。
新しい契約や操作の学び直しが要らないため、現場の抵抗感が小さく、定着までのスピードも早いというのが実感です。社員の誰もがログインの仕方や画面の見た目をすでに知っているというだけで、「使ってみよう」という心理的なハードルは大きく下がります。
最初の一歩として何から手をつけるか
効率化の入り口として私たちがおすすめしているのは、社内で「いちばん手間がかかっている1つの業務」だけに絞ることです。あれもこれもと同時に手をつけると、かえって現場が混乱し、どれも中途半端なまま止まってしまいます。実際に支援してきた中では、次のような業務が最初の候補になりやすいです。
- 勤怠管理 — タイムカード・紙・Excel手入力の運用をアプリとスプレッドシートに置き換え、関連業務を月50時間以上削減した例があります
- 部品表（BOM）の転記 — 手入力で3〜5時間かかっていた作業が、AIを使ってワンクリック5〜10分に短縮でき、属人化の解消にもつながった例があります
- 物品購入依頼 — 前述のとおり、紙の依頼表をスプレッドシート化するだけで往復のやり取りがなくなった例があります
いずれも、新しいパッケージシステムではなく、既存のGoogle Workspaceやスプレッドシートを土台にした仕組みです。1つの業務が軌道に乗ると、「あの業務もああいう形にできないか」と現場側から声が上がるようになり、同じ考え方を他の業務にも横展開しやすくなります。無理にすべてを一度に変えようとしないことが、結果的に定着への近道になります。
無理なく広げるための進め方
私たちは、SAPやOracle、OBIC7といった大規模ERP（基幹システム）の置き換えはご提案しません。Google Workspace×GASを中心に、標準機能で足りない部分だけを内製開発し、長年現場を支えてきた既存の仕組みを壊さないようにしています。初期費用は0円・月額のみで、約2〜3ヶ月で最初の仕組みが現場で動き始め、以降は現場の声をタイムリーに反映しながら改修を重ねて最適化していきます。
対応エリアは大阪・京都・兵庫・奈良の関西4府県を中心に、隔週での訪問を基本にご支援しています。実際に現場に伺い、使われている業務フローを拝見したうえで、どこから手をつけるかを一緒に設計するところから始めます。「使っている環境のまま、どこから効率化できるか」という段階のご相談で構いません。