紙業務がなくならない本当の理由
「紙をなくしたい」と考えていても、実際にはなかなか進まない企業は少なくありません。多くの場合、原因は道具がないことではなく、置き換え先の型が決まっていないことです。私たちがDX伴走支援で現場に入るときも、最初に確認するのは高価なシステムの要否ではなく、「今、誰が、何に、どれだけの時間をかけて紙やExcelに転記しているか」という業務の棚卸しです。この棚卸しをすると、紙業務の多くがGoogle Workspaceの標準機能だけで置き換えられることが見えてきます。
Google Workspaceだけでできる3つの型
紙やExcelでの手入力業務は、大きく3つの型に整理すると置き換え先が見えやすくなります。
- フォームでの入力受付 — 日報や申請、問い合わせなど紙やメールでバラバラに届いていた情報を、決まった項目のフォームに統一して受け付ける
- スプレッドシートでの自動集計 — 集まったデータを関数や条件付き書式で自動的に集計・可視化する
- Driveでの版管理 — 「最終版_v2」のようなファイル名が乱立する状態を、共有ドライブとバージョン管理で解消する
どれも新しいツールを導入するのではなく、すでに契約している環境の中でできる範囲を広げるだけです。私たちのDX伴走支援も、既にお使いのGoogle Workspaceやスプレッドシートを土台に、必要な部分だけを内製開発するのを基本方針としています。
標準機能で足りない部分はGASで一歩進める
3つの型だけでも紙業務のかなりの部分は減らせますが、案件数が増えてくると「毎回同じ集計を手で組む」「複数のシートをまたいで転記する」といった作業がボトルネックになってきます。ここから先は、Google Workspaceの標準機能に、Google Apps Script（GAS）で薄く自動化を足していく段階です。
私たちの支援先である基板実装メーカー（製造業）では、約120名が毎日使う勤怠管理をアプリ化し、iPadでの打刻・メール承認・月次集計のワンクリック化・残業ダッシュボードまでを実現しました。紙のタイムカードや個別のExcel集計を、Google Workspaceを土台にした仕組みに置き換えた例です。もう一段手前の工程では、生産指示書の作成を1枚15分から1分に短縮し、月20時間以上の作業削減につなげた例もあります。
同じ会社では、部品表（BOM）の手入力にも同じ考え方を当てはめ、1案件あたり3〜5時間かかっていた転記作業をワンクリックで5〜10分に短縮しました。約3,000行の大型図面では3〜5人日分の作業を自動化しています。さらに、生産指示書のシステムと連携させることで、納品書・請求書・受領書という3つの伝票を1回の操作で同時に発行できるようにし、転記の二度打ちをなくしました。どの取り組みも、最初から一気に作り込んだのではなく、フォームやスプレッドシートで運用してみて、負荷の大きい部分から段階的にGASで自動化した積み重ねです。
内製化を無理なく進めるための考え方
Google WorkspaceとGASでの内製化は、SAPやOracle、OBIC7のような大規模ERPを入れ替える話ではありません。既存の仕組みを壊さず、紙やExcelでの手作業だった部分だけをピンポイントで自動化していく、積み上げ型の進め方です。
大切なのは、最初から完璧な仕組みを目指さないことです。まずはフォームでの入力受付ひとつ、スプレッドシートでの自動集計ひとつから始めて、現場で使われることを確認しながら少しずつ広げていく。この順番であれば、IT担当者が一人しかいない企業でも無理なく進められます。どこから手を付けるべきか判断がつかない場合は、業務の棚卸しからご相談いただくのが近道です。